Pathways to Education Canada
Programs Coordinator | Coordonnatrice ou coordonnateur de programmes
Description
Version française ci-dessous.
ORGANIZATION: Pathways to Education Canada
POSITION: Programs Coordinator - Bilingual
REPORTING TO: Director, Programs
JOB TYPE: Permanent, Full Time
LOCATION: Toronto, Ontario (Hybrid: on-site 2 days/week)
WEBSITE: www.pathwaystoeducation.ca
Programs Coordinator at Pathways to Education Canada
We’re looking for someone who can change the paradigm for youth living in poverty in Canada. Someone who enjoys building partnerships, making an impact, and working with energetic, high-performing teams. Is that you?
Pathways to Education is a national, charitable organization breaking the cycle of poverty through education. Its award-winning program is creating positive social change by supporting youth living in low- income communities to overcome barriers to education, graduate from high school, and build the foundation for a successful future. Through the collective power of partnerships, Pathways to Education’s innovative program is preparing youth for tomorrow.
The Opportunity
In the dynamic role of Programs Coordinator, you'll be the go-to person for executing and tracking key administrative tasks that support our most critical business processes — from tracking contractual commitments and managing scholarship exports to helping drive important organizational initiatives forward.
You’ll also play a pivotal role in triaging internal and external inquiries, ensuring questions are answered promptly or escalated to the right people when needed. Additionally, you'll help keep our workspace functioning efficiently by taking care of essential office management duties.
If you're someone who enjoys being at the center of it all, keeping things organized, and making a positive impact every day — we’d love to meet you!
What You’ll Do
- Support the implementation, tracking, and documentation of program agreements and funder contracts (e.g., Quebec school boards) and maintain accurate signatory records
- Prepare and export student scholarship files by deadline, ensure file accuracy
- Address and track related inquiries from Program Partners and escalate as needed.
- Triage external program-related inquiries, respond to standard questions, escalate or redirect when required, and track inquiry trends to identify opportunities for improvement.
- Maintain and update electronic contact and distribution lists in collaboration with other departments and help improve the list management process to ensure timely and accurate updates.
- Coordinate small projects and support larger initiatives by tracking tasks, maintaining schedules in project management tools, and assisting with team travel, meeting, and event planning while staying within budget.
- Prepare briefing documents for team travel, develop and update annual engagement plans with input from the team, and ensure alignment with organizational activities in coordination with Marketing & Communications.
- Provide general office administrative support to the Executive Assistant and team, manage meeting calendars, organize shared drive content, update access permissions, and participate in working teams as assigned.
- Additional administrative duties as needed, based on your training, experience, and interest in learning new skills.
What You Bring
- 1 to 3 years of practical experience in a business administration or similar role
- Completion of secondary school diploma and community college program in a related field, or an additional 2 years’ work experience in a related field.
- Effective communication skills, written and verbal
- Customer service oriented when working with external partners and other stakeholders
- Quickly adopts tools, technologies, and software applications to gain efficiencies and consistency in delivering desired outcomes
- Strong administration skills including attention to detail and time management.
- Ability to work under pressure to meet sometimes competing deadlines
- Effective in working in both a project and cross-functional environment
- Diligence and accuracy
- Ability to solve problems and articulate appropriate actions to resolve issues
- Strong collaborator
- Understanding and working knowledge of contract administration would be an asset
- Fluent in English and French.
What We Offer
- Competitive salary
- Generous vacation and health benefits package.
- Group RRSP program.
- An exciting opportunity to be part of a leading not-for-profit dedicated to excellence and impact.
- A collaborative work environment with a culture of innovation.
- Opportunities for learning and professional development.
To confidentially explore this opportunity, please submit a cover letter and resume using the online application at https://pathwaystoeducation.applytojobs.ca. Applications will be accepted until July 18, 2025 by 5:00pm. Pathways to Education thanks all applicants for their interest. Due to volume, only those who qualify for an interview will be contacted.
Pathways to Education is committed to fostering a diverse work environment, one that is inclusive of different races, ethnic origin, citizenship, gender identity, gender expression, sexual orientation, ages, family status, disability status, and intersectional identities. All interested candidates are encouraged to apply and advise us of any accommodations or supports needed to ensure fair and equitable access throughout the recruitment and selection process.
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ORGANISME : Passeport pour ma réussite Canada
POSTE : Coordonnatrice ou coordonnateur de programmes
SUPÉRIEUR : Directrice, Programmes
LIEU : Toronto, Ontario (Hybride: Au bureau deux jours par semaine)
SITE WEB : www.passeportpourmareussite.ca
Coordonnatrice ou coordonnateur de programmes à Passeport pour ma réussite Canada
Nous sommes à la recherche d’une personne capable de changer le paradigme pour les jeunes vivant dans la pauvreté au Canada. Nous cherchons quelqu’un qui aime établir des partenariats, contribuer à changer les choses et travailler avec des équipes dynamiques et très performantes. S’agit-il de vous?
Passeport pour ma réussite est un organisme de bienfaisance national qui vise à briser le cycle de la pauvreté grâce au pouvoir de l’éducation. Son programme primé crée un changement social positif en soutenant les jeunes issus de communautés à faible revenu pour leur permettre de surmonter des obstacles à l’éducation, d’obtenir leur diplôme d’études secondaires et de jeter les bases de leur réussite future. Grâce au pouvoir collaboratif des partenariats, le programme novateur Passeport pour ma réussite prépare les jeunes pour l’avenir.
Possibilité d’emploi
Dans le cadre de vos fonctions dynamiques de coordinatrice ou coordonnateur de programmes, vous serez la personne-ressource pour l’exécution et le suivi des principales tâches administratives à l’appui de nos processus opérationnels les plus importants, qu’il s’agisse du suivi des engagements contractuels, de la gestion des exportations de dossiers de bourses d’études ou de la mise en œuvre d’importantes initiatives organisationnelles.
Vous jouerez également un rôle clé dans le triage des demandes internes et externes, en veillant à ce que les questions soient traitées rapidement ou transmises aux bonnes personnes, au besoin. De plus, vous contribuerez au bon fonctionnement de notre espace de travail en assumant les tâches essentielles de gestion de bureau.
Si vous aimez être au cœur de tout cela, assurer une bonne organisation et avoir une incidence positive chaque jour, nous aimerions vous rencontrer!
Tâches
- Appuyer la mise en œuvre, le suivi et la documentation des conventions de programmes et des contrats avec les bailleurs de fonds (p. ex. commissions scolaires du Québec) et tenir à jour les dossiers des signataires avec des renseignements exacts.
- Préparer et exporter les dossiers de bourses d’études des élèves avant la date limite et s’assurer de leur exactitude.
- Répondre aux demandes de renseignements connexes des partenaires du programme et en faire le suivi, et les acheminer aux échelons supérieurs, au besoin.
- Trier les demandes de renseignements externes liées aux programmes, répondre aux questions standard, acheminer les demandes aux échelons supérieurs ou les rediriger, au besoin, et suivre les tendances en matière de demandes de renseignements pour cerner les possibilités d’amélioration.
- Maintenir et mettre à jour les listes de personnes-ressources et de distribution électroniques en collaboration avec d’autres services, et contribuer à améliorer le processus de gestion des listes pour assurer des mises à jour opportunes et exactes.
- Coordonner les petits projets et soutenir les initiatives de plus grande envergure en faisant le suivi des tâches, en tenant à jour les calendriers dans les outils de gestion de projet et en participant à la planification des déplacements, des réunions et des événements de l’équipe tout en respectant le budget.
- Préparer des documents d’information pour les déplacements de l’équipe, élaborer et mettre à jour les plans de mobilisation annuels en tenant compte des commentaires de l’équipe, et assurer l’harmonisation avec les activités organisationnelles en coordination avec le service Marketing et communications.
- Fournir un soutien administratif général de bureau à l’adjointe exécutive ou l’adjoint exécutif et à l’équipe, gérer les calendriers des réunions, organiser le contenu des lecteurs partagés, mettre à jour les autorisations d’accès et participer aux équipes de travail selon les besoins.
- Tâches administratives supplémentaires au besoin, en fonction de votre formation, de votre expérience et de votre intérêt à acquérir de nouvelles compétences.
Exigences
- 1 à 3 années d’expérience pratique en administration des affaires ou dans un poste similaire.
- Diplôme d’études secondaires et programme d’études collégiales dans un domaine connexe, ou 2 années d’expérience de travail supplémentaire dans un domaine connexe.
- Bonnes aptitudes de communication orale et écrite.
- Souci du service à la clientèle dans le cadre de la collaboration avec des partenaires externes et d’autres parties prenantes.
- Capacité d’adopter rapidement des outils, des technologies et des logiciels d’application pour gagner en efficacité et obtenir les résultats souhaités de façon uniforme.
- Solides compétences en administration, y compris le souci du détail et la gestion du temps.
- Capacité à travailler sous pression pour respecter des échéances parfois concurrentes.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement de projet et interfonctionnel.
- Diligence et exactitude.
- Capacité à résoudre des problèmes et à formuler des mesures appropriées pour résoudre des problèmes.
- Solide collaborateur.
- Compréhension et connaissance pratique de l’administration des contrats, un atout.
- Bilinguisme (français et anglais), un atout important.
Ce que nous offrons
- Un salaire concurrentiel.
- Plusieurs jours de congé et des avantages sociaux généreux.
- Un REER collectif.
- Une merveilleuse occasion de faire partie d’un organisme sans but lucratif de premier plan voué à l’excellence et au changement.
- Un environnement de travail collaboratif et novateur.
- Des occasions d’apprentissage et de perfectionnement professionnel.
Pour explorer cette possibilité en toute confidentialité, veuillez soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitæ en utilisant le formulaire de demande en ligne à l’adresse https://pathwaystoeducation.applytojobs.ca. Les candidatures seront acceptées jusqu’au 18 juillet 2025, avant 17 h 00. Passeport pour ma réussite remercie toutes les personnes de leur intérêt. En raison du volume élevé de demandes, nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.
Passeport pour ma réussite Canada s’engage à favoriser un milieu de travail diversifié et à accueillir des personnes de races, d’origines ethniques, de citoyennetés, d’identités de genre, d’expressions de genre, d’orientations sexuelles, d’âges, de situations familiales, de situations de handicap et d’identités croisées variés. Nous encourageons toutes les personnes intéressées à déposer leur candidature et à nous aviser de toutes mesures d’adaptation ou de soutien nécessaires afin que nous puissions assurer un accès équitable et juste tout au long du processus de sélection et de recrutement.